De efficiëntere en effectievere informatieuitwisseling wordt gerealiseerd doordat de gehele organisatie één vaste plaats heeft waar informatie beschikbaar wordt gesteld. Dit betekent ten eerste dat ad hoc informatie snel en effectief bekend gemaakt wordt, omdat de meeste mensen minimaal één keer per dag op hun bedrijfsintranet kijken.

Ten tweede weet een gebruiker al heel snel op welke plaats hij of zij de informatie moet zoeken, namelijk op het intranet, ook al is niet zeker of de gezochte informatie daar überhaupt (al) voorhanden is. Anders gezegd: áls die informatie bestaat, dan moet die op intranet te vinden zijn.

Dat besef dringt al heel snel tot alle medewerkers door, te meer omdat zij de informatie niet meer overal vandaan hoeven te halen.

De kans dat beschikbare informatie op het intranet gevonden wordt is vele malen groter dan wanneer dezelfde informatie ergens in een ordner op een

afdeling staat te verstoffen of op een laptop bij een medewerker thuis staat opgeslagen.

 

Andersom leidt dit ertoe, dat medewerkers informatie ook sneller op het intranet zullen plaatsen, zoals personeelsinformatie of aanvragen voor bepaalde diensten (reserveren van een vergaderkamer bijvoorbeeld). Iedereen weet hoe deze procedure werkt en de aanvragen worden op een eenduidige manier gedaan.

 

Ingewikkelde applicaties zijn er niet voor nodig. Want alles wat op het intranet opgeslagen ligt, is met één en hetzelfde programma te openen en te bekijken, namelijk met een internet browser zoals Internet Explorer. Ongeacht of het nu om een Word-document, een spreadsheet, een presentatie of een andersoortig bestand gaat.